KSeF – co to jest i jak się przygotować

KSeF – Krajowy System
e-Faktur

KSeF – Krajowy System e-Faktur to kolejny krok w cyfryzacji rozliczeń, który nie musi oznaczać problemów ani dodatkowego chaosu w firmie. W ZDOBI Group jesteśmy w pełni przygotowani na wdrożenie KSeF u naszych klientów i kompleksowo wspieramy cały proces — od analizy sposobu wystawiania faktur, przez uzyskanie dostępu i konfigurację systemu, aż po testy i bieżącą obsługę księgową. Dbamy o poprawność dokumentów, zgodność z przepisami oraz ciągłość pracy firmy, dzięki czemu nasi klienci mogą korzystać z KSeF bez stresu, błędów i niespodzianek, skupiając się na prowadzeniu biznesu.

Umów konsultację

Do wejścia w życie obowiązkowego KSeF zostało

—

DNI

—

GODZ

—

MIN

—

SEK

Czym jest KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie, przesyłanie, odbieranie oraz archiwizowanie faktur elektronicznych w jednolitej, ustrukturyzowanej formie. Każda faktura wystawiona w KSeF ma postać pliku ustrukturyzowanego zgodnego z określonym schematem, identycznego dla wszystkich podatników, niezależnie od wielkości firmy czy branży.

Wprowadzenie KSeF jest elementem szerszych zmian wynikających z regulacji Unii Europejskiej, których celem jest cyfryzacja obiegu dokumentów, zwiększenie przejrzystości rozliczeń podatkowych oraz ograniczenie nadużyć w podatku VAT. Podobne systemy e-fakturowania funkcjonują już w innych krajach UE, m.in. we Włoszech i Rumunii, gdzie – mimo początkowych trudności – stały się standardem w obrocie gospodarczym.

Co zmienia KSeF w praktyce?

Wprowadzenie KSeF oznacza ujednolicenie oraz uszczelnienie obiegu faktur w Polsce. Po pełnym wdrożeniu systemu wszystkie faktury sprzedażowe będą miały identyczną strukturę techniczną i będą przechowywane na serwerach Ministerstwa Finansów. Oznacza to odejście od dotychczasowych, różnorodnych formatów (PDF, papier, pliki generowane indywidualnie przez systemy księgowe) na rzecz jednego, wspólnego standardu.

Choć faktura w KSeF funkcjonuje jako plik ustrukturyzowany, podatnicy nie tracą możliwości pracy na czytelnych dokumentach. Za pomocą dedykowanych aplikacji publicznych lub dotychczas używanych systemów finansowo-księgowych faktura może zostać zwizualizowana do postaci PDF, znanej z obecnego modelu rozliczeń. PDF staje się jednak wyłącznie formą poglądową – prawnie wiążąca jest wersja ustrukturyzowana znajdująca się w KSeF.

Centralny system fakturowania

KSeF wprowadza centralny punkt wymiany faktur, co oznacza, że momentem wystawienia i otrzymania faktury jest jej zarejestrowanie w systemie. Takie rozwiązanie zwiększa bezpieczeństwo obrotu, eliminuje ryzyko zagubienia dokumentów oraz upraszcza archiwizację – faktury są przechowywane w systemie przez określony czas bez konieczności tworzenia własnych repozytoriów.

Dla przedsiębiorców oznacza to nie tylko nowy obowiązek, ale również potencjalne korzyści: automatyzację procesów księgowych, szybszy obieg dokumentów, większą spójność danych oraz ograniczenie błędów wynikających z ręcznego wprowadzania informacji. Krajowy System e-Faktur staje się więc kluczowym elementem nowoczesnego systemu fakturowania w Polsce.

1 lutego 2026

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla dużych podmiotów, czyli firm, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.

Obowiązek odbierania faktur w KSeF dla wszystkich podmiotów.

1 kwietnia 2026

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF - wszyscy pozostali przedsiębiorcy (w tym JDG, mniejsze i średnie firmy, biura rachunkowe obsługujące klientów VAT).

1 stycznia 2027

Dodatkowy termin dla najmniejszych firm (np. poniżej kryteriów wyłączeń, w tym przychód do
10 000 zł miesięcznie).

Koniec wyłączenmia sankcji związanych ze stosowaniem KSeF

ZDOBI

Jak się przygotować do KSeF

Zapoznaj się z informacjami o KSeF i zaplanuj wdrożenie w swojej firmie.
Jeśli zarządzasz podmiotem innym, niż jednoosobowa działalność (np. spółka) złóż formularz ZAW-FA, jeśli nie masz pieczęci elektronicznej.
Wygeneruj certyfikaty i klucze w portalu MCU oraz nadaj uprawnienia do KSeF (po 1 lutego możesz zrobić to z poziomu systemu, np. wFirma).
Włącz integrację z KSeF w systemie, z którego korzystasz do wystawiania i odbierania faktur.
Po uruchomieniu środowiska, czyli po 1 lutego, sprawdź prawidłowe działanie integracji, np. pobierając faktury kosztowe.

Jak zmieni się współpraca z biurem rachunkowym

Przy prawidłowej konfiguracji integracji z KSeF i działaniu systemu faktury sprzedaży po wystawieniu automatycznie będą wysyłane do KSeF, zaś faktury kosztowe automatycznie pobierane.
Przedsiębiorca zamiast zbierać i wgrywać faktury kosztowe do systemu będzie na bieżąco sprawdzać w systemie kompletność oraz prawidłowość pobranych automatycznie z KSeF dokumentów. Dokumenty z KSeF zostaną zaksięgowane w kosztach dopiero po ich zaakceptowaniu w systemie przez przedsiębiorcę.
Jeśli otrzymasz dokument kosztowy poza KSeF dodajesz go do naszego systemu tak, jak do tej pory.
Po zaakceptowaniu wszystkich prawidłowych faktur kosztowych z KSeF oraz uzupełnieniu dokumentów kosztowych spoza KSeF z danego miesiąca, do 10. dnia miesiąca potwierdź w systemie dostarczenie kompletu dokumentów za poprzedni miesiąc. Wtedy dokonamy finalnego rozliczenia miesiąca.

3 KROKI

Przygotowanie i formalności

Zapoznaj się z informacjami na temat KSeF i zaplanuj wdrożenie. Jeśli reprezentujesz podmiot inny niż jednoosobowa działalność ( np. spółka), który nie ma pieczeći elektronicznej złóż ZAW-FA.

Konfiguracja i uruchomienie

W Aplikacji MCU nadaj uprawnienia do KSeF i wygeneruj certyfikaty. W systemie finansowo księgowym, włącz integrację z Ksef i wgraj certyfikaty z MCU.

Bezproblemowe* utrzymanie

Po wdrożeniu zapewniamy bieżące wsparcie księgowe, kontrolę dokumentów oraz opiekę nad zmianami przepisów. KSeF działa, a Ty masz spokój.

* Pod warunkiem ze ministerstwo sobie poradzi 😉

Wyzwania związane z KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie, przesyłanie, odbieranie oraz archiwizowanie faktur elektronicznych w jednolitej, ustrukturyzowanej formie. Każda faktura wystawiona w KSeF ma postać pliku ustrukturyzowanego zgodnego z określonym schematem, identycznego dla wszystkich podatników, niezależnie od wielkości firmy czy branży.

Wprowadzenie KSeF jest elementem szerszych zmian wynikających z regulacji Unii Europejskiej, których celem jest cyfryzacja obiegu dokumentów, zwiększenie przejrzystości rozliczeń podatkowych oraz ograniczenie nadużyć w podatku VAT. Podobne systemy e-fakturowania funkcjonują już w innych krajach UE, m.in. we Włoszech i Rumunii, gdzie – mimo początkowych trudności – stały się standardem w obrocie gospodarczym.

Zobacz pełną ofertę ZDOBI i dowiedz się więcej!

Oferta

Kliknij w grafikę, żeby przejść do poradnika

Jeśli korzystasz z wFirma

Zespół wFirma przygotoał pełen poradnik krok po kroku (link w grafice).

Dla Ciebie jako użytkownika wFirma KSeF nie oznacza rewolucji ani nauki nowego systemu. Nadal wystawiasz faktury w wFirma tak, jak do tej pory – różnica polega na tym, że system automatycznie przesyła je do KSeF i odbiera faktury kosztowe. Nie musisz ręcznie wysyłać plików, sprawdzać formatów ani pilnować zgodności z przepisami. Wszystko dzieje się w tle, a Ty pracujesz w jednym, znanym narzędziu.

Jeśli korzystasz z Saldeo

Zespół Saldeo przygotoał pełen poradnik krok po kroku (link w grafice).

Jeśli pracujesz na Saldeo, KSeF jest dla Ciebie praktycznie niewidoczny. Faktury same pojawiają się w systemie, są odczytywane i trafiają do obiegu dokumentów bez ręcznego wgrywania. Akceptujesz je, opisujesz i przekazujesz dalej dokładnie tak, jak robisz to teraz. Dzięki temu KSeF nie komplikuje codziennej pracy – po prostu porządkuje dokumenty i eliminuje zbędne czynności.

Czy ja już muszę przechodzić na KSeF?

Jeszcze nie wszyscy.
Obowiązek wchodzi etapami:
od 1 lutego 2026 r. – dla największych firm
od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców

Startujemy po akceptacji makiety i dostarczeniu materiałów. W razie potrzeby dostępny jest tryb ekspres 72 h (za dopłatą).

Kiedy realnie trzeba się tym zająć?

Z naszego doświadczenia:
pierwsza grupa – najlepiej ostatni tydzień stycznia,
pozostałe firmy – druga połowa marca.
To moment, kiedy da się wszystko zrobić spokojnie, bez nerwów i błędów.

My redagujemy teksty i układamy sekcje. Grafiki/zdjęcia możemy dobrać z darmowych banków lub wygenerować w AI — zgodnie z Twoimi preferencjami.

A co jeśli chcę wdrożyć KSeF wcześniej?

To często bardzo dobry pomysł. Wcześniejsze wdrożenie oznacza:
testy bez presji czasu,
spokojne wdrożenie zespołu,
brak niespodzianek po wejściu obowiązku.
Jeśli myślisz o wcześniejszym wdrożeniu — umów się na konsultację, sprawdzimy, czy to ma sens w Twojej firmie.

Stawiamy czytelną stronę pod Twoją domeną, z poprawną strukturą, formularzem kontaktowym i mapą. Skupiamy się na jakości treści i przejrzystości, bez rozbudowanych dodatków.

Czy pomagacie nowym klientom „od zera”?

Tak.
Przyjmujemy nowych klientów i:
integrujemy KSeF od ręki,
dostosowujemy procesy,
tłumaczymy wszystko prostym językiem.
Nie musisz być naszym klientem „od lat”, żebyśmy pomogli.

Zbierasz uwagi w jednym zestawie (UX/teksty/obrazy), my je wdrażamy i finalizujemy projekt. Kolejne rundy są możliwe jako dodatkowy zakres.

Czy KSeF oznacza rewolucję w firmie?

Nie, jeśli ktoś ogarnie to za Ciebie.
Najwięcej problemów mają firmy, które:
- odkładają temat,
- robią wszystko samodzielnie,
- działają w ostatniej chwili.
My robimy to krok po kroku, bez wywracania firmy do góry nogami.

Po wdrożeniu masz admina, możliwość samodzielnej edycji w Elementor Pro (na naszej licencji Agencyjnej) oraz krótką instrukcję wideo/mini-manual.

Nie wiem, czy KSeF mnie w ogóle dotyczy – co wtedy?

To bardzo częste pytanie.
Właśnie po to jest konsultacja — sprawdzimy:
- czy KSeF Cię dotyczy,
- od kiedy,
- co dokładnie trzeba zrobić w Twoim przypadku.
Bez zobowiązań, bez straszenia.

KSeF – Krajowy System ​e-Faktur